Quel est l’intérêt de déléguer la communication à un prestataire externe ?

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Quand envisager l’externalisation des services de communication et comment l’aborder ?

La communication est un levier important et efficace pour la croissance de toute entreprise. Dans cette perspective, les services de communication se doivent de tout mette en œuvre pour assurer la performance de leurs actions.

Cependant, la bonne gestion de campagnes de communication nécessite des compétences qui ne sont pas toujours à la portée de certaines sociétés. Dans ces cas précis, il peut être intéressant et avantageux de faire appel à des prestataires externes, des experts dans leur domaine. On parle alors d’externalisation.

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L’externalisation, généralement appelée sous-traitance, est un moyen particulièrement intéressant pour bénéficier de services innovants, dans un domaine qui n’est pas au cœur du métier de l’entreprise, mais qui peut répondre à ses besoins. Dans certains cas, Il peut aussi être conseillé d’avoir recours à une aide externe pour pallier à l’absence temporaire d’un collaborateur.

Dans le cadre de la communication, l’externalisation intervient lorsqu’une entreprise a recours à une société externe pour gérer et réaliser les prestations de communication dont elle a besoin.

Dans ce blog, nous abordons quelques situations dans lesquelles l’externalisation est un vrai plus pour l’entreprise. Nous vous livrons également quelques conseils pour réussir à déléguer avec succès toutes ou une partie de la communication de votre entreprise.

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Quels sont les avantages à externaliser sa communication ?

En tant que TPE ou PME, bien souvent, vous devez à la fois gérer la communication de votre entreprise en plus de votre activité principale. Cette part bien qu’essentielle demande un investissement important en temps, ce qui peut causer du tort au développement de votre activité.

L’un des avantages majeur d’une communication externalisée est justement le gain d’un temps précieux pour se consacrer à son activité principale sans avoir besoin d’embaucher de nouveaux collaborateurs, ni d’investir dans des formations coûteuses.

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Là où vous ne savez pas quoi faire, vous misez sur les connaissances techniques et expertes de professionnels. Cela vous permet d’une part de réaliser des économies de coûts, d’autre part de bénéficier d’une expertise professionnelle.

La sollicitation d’un prestataire externe spécialisé en communication peut être la réponse à des besoins récurrents qui ne nécessitent pas un temps plein. Elle vous donne accès à des connaissances, des produits ou des prestations approfondies de la part d’un expert, sans devoir créer une nouvelle infrastructure. Vous vous consacrez pleinement à votre activité principale et n’achetez que l’expertise nécessaire au moment opportun.

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Quels sont les tâches et les activités à externaliser ?

 

En bref, vous pouvez externaliser toutes les tâches et activités qui ne constituent pas votre cœur de métier. Dans le domaine de la communication en particulier, il y a beaucoup de travail que vous pouvez stratégiquement déléguer sans pour autant perdre la main. Et dans ce domaine, c’est d’autant plus conseillé.

 

Le domaine de la communication est en constante évolution, de nouveaux outils émergent, des tendances à suivre, etc. Il s’agit d’un secteur où les méthodes deviennent de plus en plus complexes avec chaque nouveau canal à exploiter.

Vous gardez donc la main sur la stratégie de communication globale et confiez la mise en œuvre du plan qui en découle à des tiers, entièrement ou en partie, précisément là où vous souhaitez décharger et compléter votre équipe de manière judicieuse.

 

Pour ne citer que quelques exemples, il peut s’agir de :

  • l’élaboration de la stratégie de contenu

  • la gestion des réseaux sociaux

  • la mise en place d’un calendrier éditorial

  • la rédaction de contenu

  • la production de contenu multimédias

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Comment trouver le bon partenaire

d’externalisation ?

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Lorsqu’il s’agit de travailler avec un prestataire externe de services de communication, il peut s’agir d’une agence, mais tout aussi bien d’un freelance, vous devez vous fier à ces trois choses :

  • à votre ressenti
  • à l’image que renvoie le prestataire
  • à ses clients de référence

Même si vous ne l’embauchez pas, vous passez beaucoup de temps avec le prestataire et c’est là que vous devez pouvoir vous entendre. Ne sous-estimez jamais l’importance de la compatibilité des personnalités. Jetez ensuite un coup d’œil à la vitrine. Le site Internet est-il à jour ? Est-il bien conçu ? Portez votre attention au design et surtout au contenu. Enfin, vous avez tout à fait le droit de vous rapprocher de quelques-uns de ses clients de référence. Un prestataire de service qui a fait du bon travail n’aura rien à redire lors d’un entretien.

Comment organiser mon externalisation ?

L’externalisation ne fonctionne pas sans :

  • une répartition précise des tâches
  • des responsabilités claires
  • un flux de travail coordonné
  • sans oublier un briefing détaillé, formulé sans ambiguïté

Impliquez vos propres collaborateurs suffisamment tôt pour qu’ils ne se sentent pas ignorés ou pire, superflus. Travaillez en partenariat et d’égal à égal avec votre prestataire de services.

En tant que chargé du projet d’externalisation, c’est à vous qu’incombe la communication permanente, c’est vous qui maintenez la cohésion du projet, en interne comme en externe.

Et bien que vous coopérez avec un prestataire de services externe, le résultat doit toujours donner l’impression de venir directement de vous. Cela ne peut que vous être bénéfique d’acquérir vous-même, dans une certaine mesure, les compétences que vous achetez. Vous serez ainsi en mesure d’évaluer de manière plus précise et plus fiable les prestations fournies par votre partenaire d’externalisation.

Quels sont les pièges à éviter en externalisant sa communication ?

Documentez méticuleusement toutes les étapes de travail. Ce que vous devez absolument éviter, c’est une trop grande dépendance vis-à-vis d’un prestataire de services. Avec une documentation détaillée, vous pourrez toujours changer de prestataire avec le moins de frictions possible, par exemple si la qualité baisse, si les résultats ne sont plus à la hauteur ou si vous avez le sentiment qu’il n’y a plus de base de confiance.

Communiquez donc toujours à visage découvert. Soyez ouvert, honnête et transparent.

Les erreurs de communication conduisent inévitablement à des malentendus dont le travail en pâtit.

Conclusion

Si vous planifiez soigneusement l’externalisation des services de communication et marketing, vous pouvez non seulement économiser des frais de personnel et d’infrastructure, mais aussi gagner un temps précieux que vous pourrez investir dans l’activité principale de votre entreprise. Avec le temps, le bon prestataire de services d’externalisation deviendra un partenaire précieux avec lequel vous pourrez grandir ensemble et atteindre vos objectifs au travers d’une communication stratégique.

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